Datenschutzhinweise.

Version 1.0 · Stand: 13.10.2026

Diese Hinweise richten sich an unsere Geschäftskontakte – Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner bei Kunden, Interessenten, Lieferanten und Kooperationspartnern – sowie an alle, die unsere Website besuchen. Sie beschreiben, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange, und welche Rechte Sie haben (Art. 13 und 14 DSGVO).

1. Verantwortlicher

Sollbild SVM GmbH i. G. (Vor-GmbH, errichtet am 17.09.2026)
Praestsches Feld 4
46446 Emmerich am Rhein
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Peter Krause
E-Mail für alle Datenschutzanliegen: datenschutz@sollbild.de

Die Gesellschaft befindet sich in Gründung. Nach der Eintragung in das Handelsregister setzt die Sollbild SVM GmbH die Verarbeitung als derselbe Rechtsträger fort; die Handelsregisternummer ergänzen wir dann hier.

Zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten sind wir nicht verpflichtet. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns direkt unter der oben genannten Adresse.

2. Auf einen Blick

• Wer verarbeitet Ihre Daten? Die Sollbild SVM GmbH i. G. – erreichbar für alle Datenschutzfragen unter datenschutz@sollbild.de (Abschnitt 1).
• Was Sie wissen sollten: Wir nutzen KI-Assistenten (derzeit Mistral AI mit Verarbeitung in der EU), auch für Inhalte mit beruflichen Kontaktdaten – ohne Training der KI-Modelle und ohne automatisierte Entscheidungen (Abschnitt 7). Bei einzelnen Dienstleistern – etwa Microsoft sowie Unterauftragsverarbeitern von Mistral und Lexware – sind Zugriffe aus den USA oder eine Verarbeitung dort möglich; solche Übermittlungen sichern wir über Angemessenheitsbeschlüsse wie das EU-US Data Privacy Framework oder über Standardvertragsklauseln ab (Abschnitt 12). Unsere Website setzt keine Cookies und kein Tracking ein (Abschnitt 4).
• Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und weitere – eine E-Mail genügt (Abschnitt 13).

3. Grundsätze

Wir verarbeiten nur die Daten, die wir für den jeweiligen Zweck brauchen. Im Geschäftsverkehr sind das in aller Regel berufliche Kontaktdaten: Name, Funktion, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie der Inhalt unserer Kommunikation. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) fragen wir nicht ab; bitte senden Sie uns solche Daten auch nicht unaufgefordert.

Wir verkaufen keine Daten. Eine Auswertung persönlichen Verhaltens findet nur mit Einwilligung statt (Abschnitt 6). Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

4. Besuch dieser Website

4.1 Hosting und Server-Logdateien

Die Website wird bei der OVH GmbH, Oskar-Jäger-Str. 173/K6, 50825 Köln, gehostet; OVH betreibt auch die DNS-Server unserer Domains. Für den Betrieb der Website verarbeitet OVH die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Website liegt in einem Rechenzentrum in Gravelines, Frankreich. Innerhalb des OVH-Konzerns ist ein Zugriff durch die kanadische Konzerngesellschaft (Betrieb, Support) möglich; für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode), übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website).
• Speicherdauer: Die Logdateien werden von unserem Hoster erzeugt und gespeichert. OVH ist als Hosting-Anbieter nach französischem Recht verpflichtet, Verbindungsdaten ein Jahr aufzubewahren (Art. 6 LCEN i. V. m. Décret n° 2021-1362). Für diese Aufbewahrung handelt OVH als eigenständiger Verantwortlicher; Dauer und Umfang legt das Gesetz fest. Wir selbst werten die Logdateien nur anlassbezogen aus, etwa bei einem Sicherheitsvorfall, und speichern keine eigenen Kopien.

Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt.

4.2 Cookies und Tracking

Wir setzen keine Cookies ein und speichern keine Informationen in Ihrem Browser oder lesen solche aus. Es findet kein Tracking statt. Die Website lädt keine Inhalte von Drittanbietern; Schriften, Symbole und Grafiken liegen auf unserem eigenen Server.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon, Chat oder Videokonferenz

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt der Kommunikation, um die Anfrage zu bearbeiten und Anschlussfragen zu klären.

• E-Mail, Kalender, Chat und Videokonferenz laufen über Microsoft 365 (Abschnitt 12).
• Telefonate führen wir über das Mobilfunknetz. Ihre Rufnummer sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs werden in der Anrufliste unseres Mobiltelefons gespeichert. Die Verbindungsdaten verarbeiten die beteiligten Telekommunikationsanbieter in eigener Verantwortung. Telefonate zeichnen wir nicht auf.
• Videokonferenzen (Microsoft Teams): Verarbeitet werden Ihr Name bzw. Anzeigename, bei Einladung Ihre E-Mail-Adresse, Bild- und Tondaten während der Besprechung, Nachrichten und Dateien im Besprechungschat, Zeitpunkte der Teilnahme sowie technische Daten (IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten). Externe Teilnehmende warten zunächst im Wartebereich und werden von uns zugelassen. Besprechungen zeichnen wir nicht auf und transkribieren sie nicht, es sei denn, alle Teilnehmenden stimmen vorher ausdrücklich zu (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO); eine laufende Aufzeichnung oder Transkription zeigt Teams allen Teilnehmenden an. Live-Untertitel entstehen nur während der Besprechung und werden nicht gespeichert. KI-Funktionen von Microsoft zur Auswertung von Besprechungen (z. B. Copilot, automatische Zusammenfassungen) nutzen wir nicht.
• Chat mit Externen (Microsoft Teams): Chatten wir mit Ihnen über Teams, werden Nachrichten und geteilte Dateien in Microsoft 365 gespeichert. Laden wir Sie als Gast in unsere Teams-Umgebung ein, legen wir dafür ein Gastkonto mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse an und entfernen es nach Ende der Zusammenarbeit.
• Schutz vor Spam und Schadsoftware: Eingehende E-Mails prüft Microsoft (Exchange Online Protection) automatisch auf Spam, Phishing und Schadsoftware.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag mit Ihnen selbst zielt; sonst Art. 6 Abs. 1 f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, Anfragen von Unternehmen und deren Beschäftigten zu beantworten und Geschäftsbeziehungen anzubahnen und zu pflegen.

6. Geschäftsanbahnung, Angebote und Durchführung von Aufträgen

Für die Zusammenarbeit mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern verarbeiten wir die Daten der jeweiligen Ansprechpersonen:

• Name, Anrede, Funktion/Position, Unternehmen und Abteilung
• geschäftliche Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift)
• Kommunikationsinhalte, Termine, Gesprächs- und Projektnotizen
• Angebots-, Vertrags- und Leistungsdaten

Zwecke: Vorbereitung und Abgabe von Angeboten, Abschluss und Durchführung von Verträgen, Projektkommunikation, Pflege der Geschäftsbeziehung.

Speicherort: in Microsoft 365 sowie in einer CRM-Software zur Verwaltung von Kontakten und Aufträgen (Abschnitt 12).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind (z. B. als Einzelunternehmer); im Übrigen Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung der Verträge mit dem Unternehmen, für das Sie tätig sind, und in einer funktionierenden Kommunikation mit dessen Beschäftigten.

Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO): Wenn wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, stammen sie von Ihrem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber (z. B. Benennung als Projektansprechpartner), von Kolleginnen und Kollegen, aus Empfehlungen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Unternehmenswebsites, Handelsregister und beruflichen Netzwerken.

Einordnung von Interessenten: Wir ordnen Interessenten nach geschäftlichen Kriterien ein (z. B. Branche, Unternehmensgröße, Bedarf, Stand der Gespräche), um Anfragen zu priorisieren – auch mit Unterstützung unserer Software (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Eine Auswertung Ihres persönlichen Verhaltens, etwa ob Sie E-Mails öffnen oder unsere Website besuchen, findet nur mit Ihrer Einwilligung statt. Entscheidungen trifft immer ein Mensch.

Unterauftragnehmer: Binden wir im Einzelfall freiberufliche Fachkräfte oder Partnerunternehmen mit Sitz in der EU in ein Projekt ein, erhalten diese die für ihre Aufgabe nötigen Daten, in der Regel Namen und berufliche Kontaktdaten der Projektbeteiligten sowie die Projektkommunikation. Sie sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet und, soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten, nach Art. 28 DSGVO gebunden. Ob und unter welchen Bedingungen wir Unterauftragnehmer einsetzen, richtet sich nach dem Vertrag mit dem jeweiligen Kunden.

Referenzen: Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner unserer Kunden nennen wir in Referenzen, Fallbeispielen oder auf unserer Website nur mit deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Rechtsansprüche: Kommt es zu Meinungsverschiedenheiten oder Rechtsstreitigkeiten, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) und geben sie, soweit nötig, an Rechtsanwälte, Gerichte oder unsere Haftpflichtversicherung weiter.

Hinweis zu Kundenprojekten: Verarbeiten wir in einem Projekt personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden (z. B. Testdaten, Tickets, Logs), ist der Kunde dafür Verantwortlicher und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung richtet sich dann nach dem mit ihm geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und nach seinen Datenschutzhinweisen, nicht nach diesen Hinweisen. Ansprechpartner für Ihre Rechte ist in diesen Fällen der Kunde; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an ihn weiter. Für Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, setzen wir ausschließlich die im jeweiligen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbarten Dienste ein. Vertrauliche Informationen unserer Kunden behandeln wir nach den mit ihnen getroffenen Vereinbarungen.

7. Einsatz von KI-Assistenten (Large Language Models)

Wir nutzen KI-Assistenten, um Texte zu entwerfen, Unterlagen zu strukturieren und zusammenzufassen, Angebote vorzubereiten und Fachfragen zu recherchieren. Dabei können Auszüge aus geschäftlicher Kommunikation oder Projektunterlagen verarbeitet werden, die personenbezogene Daten enthalten – etwa Ihr Name, Ihre Funktion oder der Inhalt einer E-Mail.

Voraussetzungen: Für Inhalte mit personenbezogenen Daten nutzen wir nur KI-Dienste, die als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) für uns tätig sind und die folgenden Regeln technisch ermöglichen. Andere KI-Dienste setzen wir nur für Inhalte ohne personenbezogene Daten Dritter ein.

Unsere Regeln für den KI-Einsatz:
- Datensparsamkeit: Wir geben nur ein, was für die Aufgabe nötig ist, und ersetzen Namen und Kontaktdaten, wo der Personenbezug nicht gebraucht wird.
- Kein Training: Die Nutzung unserer Eingaben zum Training der KI-Modelle ist ausgeschlossen bzw. deaktiviert. Feedback-Funktionen („Daumen hoch/runter“), über die Inhalte an den Anbieter gelangen könnten, sind für unser Konto abgeschaltet.
- Keine Personalisierung: Gedächtnis-, Personalisierungs- und Standortfunktionen sind ausgeschaltet.
- Keine automatisierten Entscheidungen: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Jede Entscheidung trifft ein Mensch; KI-Assistenten nutzen wir nicht, um Personen zu bewerten; zur Einordnung von Interessenten siehe Abschnitt 6.
- Websuche: Für Recherchen kann der KI-Assistent eine Websuche über einen Suchdienst ausführen, derzeit Brave Software, Inc. (USA) als Unterauftragsverarbeiter; Grundlage der Übermittlung sind Standardvertragsklauseln. Die Suchanfragen formuliert der Assistent selbst aus der jeweiligen Aufgabe. Sie können deshalb im Einzelfall berufliche Kontaktdaten wie Namen oder Unternehmen enthalten.
- Löschung: Chatverläufe werden spätestens zwölf Monate nach ihrer Erstellung gelöscht, derzeit automatisch durch eine Einstellung im Dienst.
- Verarbeitungsort: in der EU/im EWR oder in den USA; Übermittlungen in die USA nur auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer effizienten, qualitativ hochwertigen Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen. Die oben genannten Regeln stellen sicher, dass Ihre Interessen dabei nicht überwiegen.

Derzeit eingesetzt: Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich (Produkt „Mistral Vibe“, vormals „Le Chat“, Tarif Pro für Geschäftskunden). Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU/des EWR; einzelne Unterauftragsverarbeiter von Mistral haben ihren Sitz in den USA (Abschnitt 12).

Eigene Verantwortlichkeit des Anbieters: Der KI-Anbieter verarbeitet Daten in begrenztem Umfang auch in eigener Verantwortung, insbesondere zur automatisierten Missbrauchserkennung sowie zur Verwaltung unseres Kundenkontos. Näheres in dessen Datenschutzhinweisen (für Mistral AI: mistral.ai).

Weitere KI-Funktionen: Unsere Buchhaltungssoftware (Abschnitt 8) nutzt KI-gestützte Funktionen zur Erkennung und Erfassung von Belegen. Die Daten werden dabei nicht zum Training verwendet.

8. Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlungsverkehr

Für Angebote, Rechnungen, Belege und Zahlungsverkehr verarbeiten wir Name und Anschrift des Unternehmens, Ansprechpersonen, USt-IdNr., Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie Bankverbindungen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten, §§ 238, 257 HGB, § 147 AO, UStG).
• Dienste: Lexware Office (Haufe Service Center GmbH, Freiburg) als Auftragsverarbeiter; Hosting in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Lexware nutzt Daten in begrenztem Umfang auch für eigene Zwecke wie Support sowie Analyse und Verbesserung des Angebots. Das Geschäftskonto führt die Solaris SE, Berlin, als eigenständig verantwortliches Kreditinstitut.
• Empfänger: unser Steuerberater (eigenständig verantwortlich und zur Verschwiegenheit verpflichtet), Finanzbehörden und – bei Prüfungen – Betriebsprüfer.

9. Informationen über eigene Leistungen

Wir informieren Kunden sowie Kontakte, die eingewilligt haben, gelegentlich über eigene Leistungen, Veranstaltungen und Webinare, Fachbeiträge sowie mit Bitten um Feedback zu unserer Arbeit – per E-Mail aus unserem Postfach oder über einen Versanddienstleister (Abschnitt 12). Eine Messung, ob und wie Sie unsere E-Mails öffnen oder Links darin aufrufen, findet nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung statt (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

• Per E-Mail nur, wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG) oder – nur bei Kunden, deren E-Mail-Adresse wir im Zusammenhang mit einem Auftrag erhalten haben – für eigene ähnliche Leistungen, sofern Sie dem nicht widersprochen haben (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Auf das Widerspruchsrecht weisen wir bei der Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse und in jeder solchen E-Mail hin.
• Telefonisch gegenüber Unternehmen nur bei mindestens mutmaßlicher Einwilligung, gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern nur mit ausdrücklicher Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG).
• Postalisch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.

Sie können dieser Nutzung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; eine kurze Nachricht an datenschutz@sollbild.de genügt. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben – auch initiativ oder als freiberufliche Fachkraft –, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen und unsere Korrespondenz, um über eine Zusammenarbeit zu entscheiden.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses), bei Beschäftigten i. V. m. Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG.
• Speicherort: Microsoft 365 (Abschnitt 12).
• Speicherdauer: Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach unserer Absage, um uns gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen zu können. Möchten wir Ihre Unterlagen für spätere Gelegenheiten aufbewahren, fragen wir Sie vorher um Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO).

11. Speicherdauer

Wir löschen Daten, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr gebraucht werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Bestehen Aufbewahrungspflichten, schränken wir die Verarbeitung bis zum Fristende ein (Art. 18 DSGVO): Die Daten werden dann nur noch aufbewahrt und für keinen anderen Zweck genutzt.

12. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, wenn das für die genannten Zwecke nötig ist oder wir dazu verpflichtet sind. Unsere Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und – soweit sie in unserem Auftrag tätig sind – vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Wo wir unten nur Kategorien nennen, teilen wir Ihnen die konkreten Empfänger auf Anfrage mit.

Eigene Zwecke der Dienstleister: Microsoft, Haufe (Lexware Office), Mistral AI und OVH verarbeiten bestimmte Daten in begrenztem Umfang auch in eigener Verantwortung – etwa für Abrechnung, Sicherheit und Missbrauchserkennung, Support sowie bei Haufe für Analyse und Verbesserung des Angebots. Näheres finden Sie in den Datenschutzhinweisen dieser Anbieter.

Eine Kopie der jeweiligen Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf
- Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
- Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
- Unterrichtung der Empfänger über eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (Art. 19),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20),
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Für alle Anliegen genügt eine Nachricht an datenschutz@sollbild.de. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Beschwerderecht: Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de

14. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne Kontaktdaten können wir Anfragen jedoch nicht beantworten, und ohne die für Angebote, Verträge und Rechnungen nötigen Angaben können wir keine Geschäftsbeziehung eingehen.

15. Datensicherheit

Wir schützen Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, unter anderem verschlüsselte Übertragung, Festplattenverschlüsselung, Mehr-Faktor-Authentisierung für alle Online-Dienste, in denen wir personenbezogene Daten verarbeiten, einen Passwortmanager sowie Zugriff auf Geschäftsdaten nur durch den Geschäftsführer und – für die Buchhaltung – durch unseren Steuerberater. Kunden stellen wir auf Anfrage weitere Informationen zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen und zum KI-Einsatz zur Verfügung.

16. Änderungen

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Jede Fassung trägt eine Versionsnummer und ein Datum; die Änderungshistorie finden Sie unten. Möchten wir Ihre Daten für einen neuen Zweck verarbeiten, informieren wir Sie vor Beginn dieser Verarbeitung. Über sonstige wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Weise, etwa per E-Mail oder durch einen Hinweis in unserer geschäftlichen Kommunikation. Die aktuelle Fassung finden Sie unter sollbild.de/datenschutz.

Änderungshistorie